При расширении бизнеса нередко возникают номенклатурные разногласия между структурными подразделениями предприятия: со временем данные в справочниках и каталогах могут не отражать реальной действительности. Для устранения подобных проблем и создания единого информационного пространства некоторые ИТ-компании разрабатывают специализированные программные продукты – системы управления нормативно-справочной информацией (НСИ, или «мастер-данными»). По мнению экспертов, службы и системы поддержки НСИ, еще совсем недавно рассматривавшиеся как вспомогательные подсистемы, все чаще привлекают внимание проектных интеграторов и заказчиков, эксплуатирующих крупные КИС.

  С этого номера мы начинаем цикл статей, в которых специалисты будут рассказывать о системе ведения НСИ. В данной статье специалистами сформулированы простые управленческие рекомендации, нацеленные на обеспечение качества справочников в составе НСИ. Приведен пример технического решения, поддерживающего административные регламенты в рамках информационной системы программным способом.

Обязательный сегмент

Необходимость разработки и внедрения системы ведения НСИ сопутствует информатизации любого вида деятельности и неизбежно возникает вследствие влияния количественных (например, расширение номенклатуры продукции и увеличение числа торговых площадок) и качественных (усложнение структуры холдинга) факторов. События развиваются традиционно: «осознание проблемы совершенствования управления – определение сферы автоматизации процессов управления – определение мастер-данных согласно управленческим и бизнес-процессам – выбор системы ведения НСИ как сегмента мастер-данных». Формулировка задачи построения единой системы НСИ выглядит достаточно конкретно и просто. Требуется разработать корпоративную непротиворечивую систему понятий и обозначений, которая позволит осуществлять аналитическую деятельность любого подразделения корпоративного уровня или уровня предприятия, будь то служба снабжения и реализации, производственный цех, бухгалтерия или юридический отдел. Предполагается, что система позволит реализовать общие принципы ведения многочисленных справочников и их синхронизации, а в дальнейшем и замещения их унифицированными справочниками. Справочники могут быть любыми – от справочников материалов, комплектующих и готовой продукции до реестров контрагентов, нормативов, сопроводительной и технической документации и т. д. В идеале в систему должны попасть любые данные, которые применяются в оперативной и аналитической деятельности.

Заинтересованные стороны и участники

Существует статистика, согласно которой специалисты придерживаются одной из двух точек зрения (примерно поровну):
 - инициатива внедрения системы поддержки НСИ должна исходить от ИТ-службы;
 - инициатором должны выступать функциональные подразделения (например, службы сбыта или закупок в холдинговых компаниях с большим количеством филиалов и подразделений).

Именно эти структуры в крупных компаниях в наибольшей степени заинтересованы во внедрении подобных систем. При отсутствии штатных разработчиков обычно крупные компании заказывают разработку системы поддержки НСИ специализированным фирмам, однако методология внедрения подобных систем и принципы кодирования должны разрабатываться совместно поставщиком системы и специалистами компании-заказчика. Проблема формирования единой системы НСИ в значительной степени становится организационной, поскольку в ее решении задействованы многие подразделения.

Основная проблема – организационная

Существует проверенное на практике мнение, что для стабильной работы информационной системы изначально должно быть заполнено 90 — 95% всех справочников. ИТ-подразделение как ответственное за ERP-систему автоматически становится центром ответственности за внедрение и качество НСИ. Но справочники ориентированы на профильных пользователей — снабженцев, менеджеров по продажам, бухгалтеров, технологов и т. д. Качество контента справочников как в плане непосредственно содержания, так и принципов построения в конечном итоге оценивает именно профильный специалист. Следовательно, основная организационная проблема касается взаимодействия бизнеса и ИТ. Ведение справочников в составе НСИ сводится к грамотному внесению данных в систему с использованием установленных единых правил кодирования и процедур контроля корректности вводимой информации. Если на ИТ-подразделении замыкаются все вопросы, имеющие прямое или косвенное отношение к информатизации компании, то ведение НСИ превратится в постоянный источник возникающих и накапливающихся проблем. Вопросы качества НСИ отпадают автоматически – успеть бы хоть как-то «впихнуть» в справочники непрерывно обновляющиеся данные.

Внутреннее противодействие

Общеизвестно: для пользователя лучшая программа – это привычная программа. При автоматизации отдельного участка работ проще воспользоваться специализированной системой, которая более приспособлена под конкретные задачи (например, бухгалтерский учет). Поэтапное внедрение ERP часто начинается с финансового или складского модуля, однако при этом решается гораздо более масштабная задача, чем просто автоматизация учета: закладывается основа для будущей интеграции всех остальных информационных потоков. Однако это не всегда очевидно пользователям — проделана большая работа, ожидаются необыкновенные результаты, а на выходе — традиционный отчет, причем, возможно, в непривычном виде. Возможны заявления типа: «Я это сделаю за пять минут без всякой сложной системы!». Несомненно, сделает. Но больше традиционного отчета ничего сделать не удастся. Кроме того, маловероятно, что при подобном отношении бизнес-специалист будет проявлять инициативу в вопросах ведения и актуализации НСИ. Деятельность в роли консультанта и тестировщика налагает на бизнес-специалиста дополнительные обязанности. Естественно, что от подобной работы стараются поскорее избавиться и вернуться к привычным задачам.

На основе многолетней практики информатизации предприятий различного профиля (от розничной торговли до строительной организации) предлагаются некоторые полезные приемы, позволяющие обеспечить требуемое качество НСИ, а также сохранить контроль взаимодействия ИТ-подразделения и бизнес-специалистов в процессе ведения НСИ.

Изменение справочников: требования к административным регламентам

Для ведения системы поддержки НСИ на некоторых предприятиях создается выделенный центр поддержки с администратором НСИ во главе, координирующий работу групп, ответственных за ведение различных справочников. В функции этой административной единицы входит контроль над изменениями словарей и справочников, выполнение четко определенных инструкций и процедур при обновлении информации с целью обеспечения целостности, полноты и актуальности НСИ.

Иногда в системах предусмотрен инструментарий генерации справочников, доступный некоторым пользователям. Подобный подход представляется оправданным только для малых систем (практически в рамках одного предприятия с минимальным количеством подразделений), т.к. качество контента справочников резко снижается вследствие невозможности жесткого контроля и отсутствия единого центра ответственности.

Поддержка определенного справочника должна быть закреплена административно-организационными мерами по утверждению регламента ведения НСИ. Процесс развития системы НСИ в первую очередь связан с добавлением в номенклатурные справочники новых позиций, а здесь основное значение имеет четкое исполнение регламентов утверждения изменений, причем сами эти регламенты должны быть поддержаны со стороны информационных систем.

Регламент ведения НСИ в каждой компании определяется индивидуально, но имеет общие черты. Один из типичных примеров: заявка, поступившая на внесение информации, обновление или публикацию документа, визируется у руководителя подразделения, руководителя службы ИТ, и после этого передается системному администратору. Жизнь заявки должна быть зафиксирована в системе с помощью специализированного сервиса. Общий контроль целостности и адекватности системы должен находиться в ведении специализированной службы.

Подходов к интеграции не так много, но когда речь идет о НСИ, наиболее распространенным методом организации работы является централизация функций администрирования справочников. Впоследствии либо делается синхронизация изменений посредством единой интеграционной шины, либо, что проще и надежнее, доступ к НСИ предоставляется пользователям в режиме on-line с помощью Web-сервисов.

Регламентирование контента справочника

Работа пользователя с любой информационной системой предусматривает выполнение некоторых обязательных действий – войти в систему, найти требуемую информацию и благополучно ее вынести для дальнейшего использования. Одна из «вечных» проблем – проблема, как найти требуемую информацию, в частности, проблема идентификации элемента справочника. Наиболее проблемным является основной справочник (чаще всего справочник продукции). Для упрощения идентификации и исключения ошибок наиболее простым организационным решением является регламентирование контента справочника. Это означает, что основные атрибуты номенклатурной позиции должны формироваться строго согласно установленному регламенту – и никак иначе. Создание подобных корпоративных регламентов требует участия как ИТ-специалистов, так и бизнес-специалистов, или же привлечения внешних исполнителей и готовых решений. Эта задача непростая и объемная, т.к. предполагает разработку пакета административных документов на уровне обязательных распоряжений. Несколько утешает, что решается она полностью всего один раз.

Технология: требования к ПО

Подведем итог – для обеспечения качества НСИ требуется:
- сформировать центр ответственности (централизация ведения НСИ);
- разработать регламент внесения изменений в НСИ, включая систему мониторинга заявок на внесение изменений в НСИ в рамках информационной системы;
- разработать регламент построения контента справочников (т.е. обеспечить унификацию данных).
 
Все эти задачи можно решить адми-нистративно-управленческими методами.
Однако не будем забывать, что основная задача автоматизации – облегчить жизнь потребителю, а значит, система ведения НСИ должна не только обеспечить структурированное хранение данных, но и максимально автоматизировать процессы и процедуры ведения НСИ (ввод исходных данных, проверку, отслеживание истории изменений и контроль наполнения, поддержку актуальности, выявление дублирующих записей и т. д.).

Для организаций, использующих объемные (порядка сотен тысяч записей) справочники или обладающих территориально распределенной структурой, оптимальным для ведения и применения мастер-данных представляется использование Web-технологии.

В итоге можно сформулировать базовые требования к программному обеспечению:
- изменение мастер-данных делается централизованно, строго согласно правам доступа и утвержденным регламентам;
-количество пользователей, имеющих удаленный доступ к системе, практически не ограничено;
- информационная система должна предоставлять специализированные сервисы:
- регистрация и мониторинг состояния заявок на внесение изменений в НСИ;
проверка записей справочников в рамках регламентированных процедур – например, соответствие специальному словарю, исключение недопустимых слов, утвержденный порядок слов и т.п.;
- исключение недопустимых символов в записях справочника;
- выявление «двойников» в справочнике по установленным критериям;
- максимально широкое использование дополнительных возможностей классификации и сопутствующей информации (например, графики);

Потребитель должен иметь возможность:
- попасть в систему, не модифицируя свой ПК и свое ПО;
- получить доступ к нужной информации, не обладая специальной подготовкой;
- собрать и оформить в удобном виде всю требуемую информацию;
- потратить на ожидание выполнения запроса не более нескольких секунд;
- экспортировать полученную информационную выборку в удобной для себя форме.
 
В качестве примера подобной системы можно привести решение, разработанное софтверной компанией «Эскейп» с использованием Web-технологий. Данная система позволяет осуществлять нормализацию и ведение НСИ ("мастер-данных") как с учетом собственных наработок заказчика, так и в виде готового решения. Возможно предоставление услуг аутсорсинга. Система ориентирована на справочники с большим (порядка миллиона) количеством записей и компанию-заказчика с территориально распределенной структурой и большим количеством удаленных пользователей. Решение апробировано в ОАО «РЖД» (сетевой классификатор материально-технических ресурсов Росжелдорснаба), Минздраве (Регистр медицинских работников РФ), торгово-производственной компании (ООО «Паркет-холл») и др.